Jak zorganizować teczki klientów w biurze rachunkowym

Co powinna zawierać teczka klienta

Pięć działów, zawsze w tej samej kolejności. Jeżeli czegoś brakuje, puste miejsce ma być widoczne — to ono mówi, co trzeba uzupełnić.

Ustalenia operacyjne — dział, którego zwykle brakuje

Kto po stronie klienta dostarcza dokumenty, w jakiej formie i do którego dnia miesiąca. To zwykle jedyna część teczki, która żyje w głowie księgowej — i pierwsza, której brakuje przy zastępstwie albo urlopie.

Termin dostarczania dokumentów warto ustawić z zapasem przed pierwszym terminem ustawowym klienta — dla spółki z o.o. to ZUS do 15., dla JDG do 20. Które terminy dotyczą którego klienta, pokazuje kalendarz terminów podatkowych.

Trzy zasady, które robią różnicę

• Jedna struktura dla wszystkich — jeżeli teczki różnią się między księgowymi, zastępstwo zawsze zaczyna się od szukania
• Dokument przy kliencie, nie w drzewie katalogów — folder z umowami wszystkich klientów jest wygodny przy zapisie i bezużyteczny przy szukaniu
• Widoczna data i autor — przy dwóch wersjach dokumentu musi być wiadomo, która obowiązuje

Papier i plik jednocześnie

Część dokumentów zostaje papierowa, bo taki jest wymóg podpisu. To nie przeszkadza prowadzić teczki elektronicznej — pod warunkiem, że w systemie widać, gdzie leży oryginał. Adnotacja o miejscu przechowywania oryginału zajmuje sekundę, a oszczędza kwadrans przy kontroli.

Teczka, która układa się sama

W programie do zarządzania biurem rachunkowym AccuDeck teczka to rekord klienta: dane rejestrowe wchodzą z GUS po NIP, a umowy i pełnomocnictwa generowane z kartoteki od razu trafiają na swoje miejsce z datą i autorem. Braki widać na liście dokumentów, zanim wyjdą przy pierwszej wysyłce deklaracji.

Test na koniec

Wybierz losowego klienta i sprawdź, ile czasu zajmuje odpowiedź na trzy pytania: kiedy kończy się umowa, czy mamy komplet pełnomocnictw i kto ostatnio zmieniał jego dane. Jeżeli którakolwiek odpowiedź wymaga telefonu do koleżanki, teczki wymagają uporządkowania — a nie kolejnego folderu.