Umowa o świadczenie usług księgowych — wzór i omówienie

Czy istnieje urzędowy wzór

Nie. Umowa o świadczenie usług księgowych to umowa cywilnoprawna (najczęściej o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu), więc jej treść układają strony. Każdy „wzór” jest więc punktem wyjścia, a nie gotowcem — dlatego zamiast pliku do pobrania pokazujemy konspekt, który pozwala sprawdzić własną umowę albo przygotować ją razem z prawnikiem biura.

§1–§3. Strony, przedmiot i zakres usług

Przykładowy zapis: „Biuro zobowiązuje się do prowadzenia na rzecz Klienta podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji VAT oraz sporządzania i przesyłania deklaracji wskazanych w Załączniku nr 1”.

Na co uważać: zakres powinien być zamknięty i opisany w załączniku. Ogólne „prowadzenie spraw księgowych” sprawia, że klient oczekuje wszystkiego, łącznie z reprezentacją w kontroli. Dane rejestrowe stron najlepiej brać z rejestru REGON po NIP, a nie z pieczątki na starej fakturze.

§4. Obowiązki klienta i termin dostarczania dokumentów

Przykładowy zapis: „Klient dostarcza dokumenty za dany miesiąc do 5. dnia miesiąca następnego. Dokumenty dostarczone po tym terminie Biuro ujmuje w miarę możliwości, a odpowiedzialność za skutki opóźnienia ponosi Klient”.

Na co uważać: to najważniejszy paragraf z punktu widzenia odpowiedzialności biura. Warto określić formę przekazania (papier, skan, system), osobę kontaktową po stronie klienta i obowiązek informowania o zmianach — nowym rachunku, pracowniku, miejscu działalności.

§5. Wynagrodzenie, limit dokumentów i nadwyżka

Przykładowy zapis: „Wynagrodzenie ryczałtowe wynosi … zł netto miesięcznie i obejmuje do 50 dokumentów. Każdy kolejny dokument rozliczany jest według cennika stanowiącego Załącznik nr 2”.

Na co uważać: bez limitu dokumentów abonament rośnie po cichu razem z firmą klienta. Cennik jako załącznik pozwala zmieniać stawki zawiadomieniem zamiast aneksu — o ile umowa to przewiduje.

§6. Odpowiedzialność i ubezpieczenie OC

Na co uważać: biuro rachunkowe ma obowiązkowe ubezpieczenie OC — umowa może wskazywać, że odpowiedzialność biura ogranicza się do szkód wynikłych z jego winy i nie obejmuje skutków błędnych lub spóźnionych dokumentów od klienta. Ograniczenie odpowiedzialności do określonej kwoty warto skonsultować z prawnikiem.

§7–§8. Pełnomocnictwa, dane osobowe i poufność

Umowa powinna wskazywać, jakie pełnomocnictwa klient udziela: UPL-1 do deklaracji elektronicznych, ZUS PEL do spraw w ZUS, ewentualnie pełnomocnictwo ogólne. Przy kadrach i płacach biuro przetwarza dane pracowników klienta, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych — jako osobny dokument albo rozdział umowy.

§9–§10. Okres, wypowiedzenie i wydanie dokumentacji

Przykładowy zapis: „Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W terminie 14 dni od rozwiązania umowy Biuro wydaje Klientowi dokumentację za protokołem”.

Na co uważać: biuro zamyka zwykle rozliczenia za ostatni miesiąc obowiązywania umowy — warto to zapisać wprost, razem z tym, kto składa deklaracje roczne po rozstaniu i czy przygotowanie kopii jest płatne.

§11–§12. Postanowienia końcowe i załączniki

Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności — z wyjątkiem cennika, jeśli umowa przewiduje jego zmianę zawiadomieniem.

• Załącznik nr 1 — szczegółowy zakres usług
• Załącznik nr 2 — cennik, w tym cena za dokumenty ponad limit
• Załącznik nr 3 — umowa powierzenia przetwarzania danych
• Załącznik nr 4 — lista osób kontaktowych i sposób przekazywania dokumentów

Spory, które biorą się z brakujących zapisów

Umowa z NIP-u w 15 minut

W AccuDeck — systemie dla biur rachunkowych — ta umowa powstaje z szablonu zatwierdzonego przez prawnika Twojego biura. Wpisujesz NIP klienta, dane wczytują się z GUS, a stawka, limit dokumentów i zakres usług wchodzą z kartoteki. Gotowy dokument trafia do teczki klienta i do ewidencji umów z terminem wypowiedzenia.

Pokazujemy to na demo, na NIP-ie Twojego biura. Pozostałe dokumenty, które biuro podpisuje w kółko, opisujemy przy wzorach umów dla biura rachunkowego, a szerszy obraz — przy programie do zarządzania biurem rachunkowym.