Program do zarządzania biurem rachunkowym

Czym różni się od programu księgowego

Program księgowy (Optima, Rewizor, Symfonia, wFirma) pracuje na dokumentach jednego podmiotu: faktury, księgi, deklaracje. Program do zarządzania biurem pracuje na relacji z klientem i na pracy zespołu. Dopiero razem dają pełny obraz — dlatego dobre narzędzie do zarządzania nie próbuje księgować, tylko trzyma to, czego program księgowy nie przechowuje.

W praktyce oznacza to cztery obszary: kartotekę klientów, ewidencję umów, listę zadań z przypisaniem i archiwum dokumentów przy rekordzie klienta.

• Kartoteka klientów — dane rejestrowe pobierane z GUS po NIP, forma księgowości, osoby kontaktowe, historia współpracy
• Umowy i abonamenty — stawka, zakres usług, limit dokumentów, okres wypowiedzenia, aneksy
• Zadania i kalendarz terminów podatkowych — co, dla kogo, do kiedy i kto to prowadzi
• Dokumenty — umowy, pełnomocnictwa, deklaracje w XML, wszystko w teczce klienta

Od NIP-u do podpisanej umowy

Najlepiej widać to na nowym kliencie. Wpisujesz NIP, dane rejestrowe wczytują się z GUS, a z kartoteki powstaje umowa o świadczenie usług księgowych z uzupełnioną nazwą, adresem, stawką i limitem dokumentów. Z tych samych danych powstają pełnomocnictwa UPL-1 i ZUS PEL oraz umowa powierzenia danych.

Dokładnie tę sekwencję pokazujemy na 15-minutowym demo — na NIP-ie Twojego biura, a nie na przykładowej firmie.

Po czym poznać, że arkusz przestał wystarczać

Nie ma progu liczbowego, przy którym Excel nagle przestaje działać. Jest za to kilka objawów, które wracają w każdym rosnącym biurze.

• Odpowiedź na pytanie „które umowy kończą się w przyszłym miesiącu?” zajmuje więcej niż minutę
• Ta sama dana (adres, stawka, osoba kontaktowa) żyje w trzech plikach i różni się w każdym
• Zastępstwo na urlopie oznacza serię telefonów, bo wiedza o kliencie siedzi w głowie, nie w systemie
• Nikt nie umie powiedzieć, ile zadań ma w tym tygodniu konkretna księgowa

Praca zadaniowa zamiast ustaleń przy biurku

Największa zmiana nie dotyczy danych, tylko sposobu pracy. Zadanie ma klienta, termin, opis zakresu i konkretną osobę, która je prowadzi. Przechodzi przez statusy: nowe, w realizacji, do akceptacji, zamknięte — a właściciel biura może je zwrócić do poprawki z komentarzem, zamiast poprawiać po cichu.

Efekt jest prozaiczny: pytanie „na czym stoimy z tym klientem” przestaje wymagać obchodzenia biura.

Gdzie stoją dane i co z instalacją

AccuDeck jest aplikacją desktopową na Windows, ale bazy nie instaluje się już na komputerach w biurze. Każde biuro dostaje wydzieloną strefę na serwerze: osobną instancję aplikacji i osobną bazę danych w kontenerze, pod własną subdomeną. Biuro z dużym archiwum dokumentów może dostać osobny VPS albo serwer dedykowany.

Pracownika dodaje się zaproszeniem: dostaje e-mail z linkiem, pobiera ten sam instalator i po zalogowaniu widzi strefę biura razem z przypisanymi zadaniami. Dane, na których pracował, zostają na stanowisku, więc awaria łącza nie zatrzymuje pracy.