Kalendarz terminów podatkowych w biurze rachunkowym

Terminy miesięczne, które wracają co miesiąc

Poniżej najczęstsze terminy w typowym biurze. Dotyczą rozliczeń za miesiąc poprzedni, a o tym, który z nich obejmuje danego klienta, decyduje forma prawna, sposób opodatkowania i to, czy zatrudnia pracowników.

Kwartalne i roczne — tych najłatwiej nie zauważyć

Terminy kwartalne wracają rzadko, więc nie wchodzą w nawyk: deklaracja VAT w JPK_V7K i zaliczki kwartalne na PIT lub CIT przypadają do 20. albo 25. dnia po zakończeniu kwartału. Terminy roczne to z kolei szczyt obciążenia całego biura naraz: informacje PIT-11 i roczne deklaracje płatnika do końca stycznia, zeznania PIT do 30 kwietnia, CIT-8 do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

Dlatego kalendarz biura powinien obejmować cały rok z góry, a nie tylko bieżący miesiąc.

Termin w sobotę albo w święto

Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym ani sobotą (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). W praktyce 25. dzień miesiąca wypadający w niedzielę oznacza JPK i płatność VAT w poniedziałek 26.

Kalendarz, który tego nie uwzględnia, pokazuje fałszywe zaległości — albo, co gorsza, uczy zespół ignorować daty. Dobrze, gdy przy przesuniętym terminie widać oba: ustawowy i faktyczny.

Płatność i deklaracja to dwie osobne zaległości

Wysłany JPK_V7M bez zapłaconego VAT to nadal zaległość, tylko innego rodzaju — zaległość w płatności oznacza odsetki, a spóźniona deklaracja ryzyko sankcji. Kalendarz, w którym „VAT za wrzesień” jest jedną pozycją, ukrywa różnicę. Rozdzielenie płatności, deklaracji i ewidencji na osobne pozycje pozwala zamknąć jedno bez udawania, że zamknięte jest drugie.

Katalog obowiązków zamiast wpisywania ręcznie

Przy kilkudziesięciu klientach ręczne wpisywanie terminów do kalendarza kończy się na drugim miesiącu. Działa odwrotny kierunek: biuro opisuje raz reguły (ZUS do 15. dla spółek kapitałowych, JPK_V7K dla kwartalnych, zaliczki od wynagrodzeń dla zatrudniających), a terminy wynikają z danych w kartotece klienta.

• Reguły potwierdzane na rok — zmiana przepisów to jedna zmiana w katalogu, nie w stu wpisach
• Termin przypisany do osoby prowadzącej klienta, a nie do „biura”
• Przejęcie klienta albo zmiana formy opodatkowania od razu zmienia jego terminy
• Zamknięcie terminu zostaje w historii — widać, kto i kiedy to zrobił

Jak to działa w AccuDeck

W programie do zarządzania biurem rachunkowym AccuDeck menedżer potwierdza katalog obowiązków na dany rok, a generator rozpisuje terminy na klientów według formy opodatkowania i kadr. Ekran „Terminy” pokazuje miesiąc w siatce, liczniki zaległości, terminów na dziś i na najbliższy tydzień, a kliknięcie w dzień otwiera listę z przyciskiem „Zrobione”. Termin z dnia wolnego przechodzi na najbliższy dzień roboczy z adnotacją o terminie ustawowym.

Skrót kalendarza stoi na pulpicie: siatka z licznikami w kratkach i cztery najbliższe terminy. Przełącznik „Moi klienci” zawęża widok do osób, które prowadzi zalogowana księgowa.