RODO
RODO w biurze rachunkowym — umowa powierzenia przetwarzania danych
Biuro prowadzące kadry i płace przetwarza dane osobowe pracowników swojego klienta: adresy, numery PESEL, wynagrodzenia, czasem zwolnienia lekarskie. Robi to nie dla siebie, tylko na zlecenie klienta — i to przesądza o rolach oraz o tym, jaki dokument trzeba podpisać.
Zespół
| Imię i nazwisko | Rola | Dział | Status | Ostatnie logowanie | Akcje | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AKAnna KowalskaID: 4c1e9a07 | anna.kowalska@biuro.pl | Właściciel | Księgowość · Kadry i płace | Aktywny | dziś, 08:12 | |
| MWMichał WronaID: b82f0d35 | michal.wrona@biuro.pl | Lider księgowości | Księgowość | Aktywny | dziś, 07:58 | |
| KDKarolina DudaID: e5a6c712 | karolina.duda@biuro.pl | Starszy księgowy | Kadry i płace | Aktywny | wczoraj, 17:20 | |
| JLJulia LisID: 71d3b9e0 | julia.lis@biuro.pl | Księgowy | Księgowość | Aktywny | wczoraj, 16:41 | |
| PZPaweł ZielińskiID: 0f94a2c8 | pawel.zielinski@biuro.pl | Asystent | Kadry i płace | Aktywny | Nigdy |
Administrator czy podmiot przetwarzający
Administratorem danych pracowników jest klient — to on decyduje o celach przetwarzania. Biuro jest podmiotem przetwarzającym, bo przetwarza te dane w imieniu administratora i na jego udokumentowane polecenie.
Wyjątek, o którym łatwo zapomnieć: wobec danych własnych pracowników biura oraz danych osób kontaktowych u klientów biuro jest administratorem. Te dwie role żyją obok siebie i wymagają osobnych dokumentów.
| Dane | Rola biura | Dokument |
|---|---|---|
| Pracownicy klienta (kadry i płace) | Podmiot przetwarzający | Umowa powierzenia z klientem |
| Osoby kontaktowe u klienta | Administrator | Obowiązek informacyjny |
| Pracownicy biura | Administrator | Dokumentacja pracownicza, upoważnienia |
Co musi zawierać umowa powierzenia
RODO wskazuje elementy, bez których umowa jest niekompletna. Forma pisemna albo elektroniczna jest wymagana wprost — ustne ustalenie nie wystarcza.
- Przedmiot i czas trwania przetwarzania
- Charakter i cel przetwarzania, np. prowadzenie dokumentacji kadrowej i płacowej
- Rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą
- Obowiązki i prawa administratora
- Zobowiązanie do poufności osób dopuszczonych do danych
- Środki bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka
- Zasady korzystania z podprzetwarzających — np. dostawcy systemu albo hostingu
- Pomoc administratorowi przy realizacji praw osób i przy naruszeniach
- Los danych po zakończeniu współpracy — usunięcie albo zwrot
- Prawo do audytu i obowiązek udostępnienia informacji
Gdzie najczęściej są braki
- Podprzetwarzający bez zgody — biuro korzysta z systemu, hostingu albo archiwum zewnętrznego, a umowa nie przewiduje podpowierzenia. Najłatwiej naprawić to ogólną zgodą z obowiązkiem informowania o zmianach
- Brak ustaleń o końcu współpracy — umowa milczy o tym, co dzieje się z danymi po rozstaniu
- Brak upoważnień w biurze — osoby dopuszczone do danych powinny mieć upoważnienia i zobowiązanie do poufności; sam fakt zatrudnienia nie wystarcza
Osobny dokument czy rozdział umowy głównej
Obie drogi są poprawne. W praktyce rozdzielenie jest wygodniejsze, bo umowa powierzenia zmienia się przy zmianie systemu albo podprzetwarzającego, a umowa o świadczenie usług księgowych — nie. Cały zestaw dokumentów, które biuro podpisuje w kółko, opisujemy przy wzorach umów dla biura rachunkowego.
Gdzie stoją dane
Przy wyborze systemu warto zapytać wprost, gdzie fizycznie znajdują się dane i kto ma do nich dostęp — dostawca systemu jest podprzetwarzającym, którego trzeba wpisać do umowy. W programie do zarządzania biurem rachunkowym AccuDeck każde biuro pracuje we własnej instancji z osobną bazą danych, pod własną subdomeną — dane różnych biur nie leżą w jednej tabeli, a umowa powierzenia powstaje z danych kartoteki klienta.
Tekst ma charakter informacyjny i opisuje typową praktykę biur rachunkowych. Nie jest poradą prawną ani podatkową — przepisy i formularze bywają zmieniane, więc przed złożeniem dokumentu warto sprawdzić aktualną wersję u źródła.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy biuro rachunkowe prowadzące tylko KPiR potrzebuje umowy powierzenia?
Jeżeli biuro przetwarza dane osobowe w imieniu klienta — np. dane kontrahentów będących osobami fizycznymi albo pracowników — umowa powierzenia jest potrzebna. Przy samym prowadzeniu ksiąg jednoosobowej działalności bez pracowników zakres danych jest mniejszy, ale zwykle nie zerowy.
Czy umowę powierzenia można podpisać elektronicznie?
Tak. RODO wymaga formy pisemnej, w tym formy elektronicznej — wystarcza podpis kwalifikowany, a w praktyce często także profil zaufany albo podpis osobisty.
Czy dostawcę programu trzeba wpisać do umowy powierzenia?
Jeżeli dostawca ma dostęp do danych — np. utrzymuje serwer, na którym leżą — jest podprzetwarzającym. Umowa z klientem powinna dopuszczać podpowierzenie, a biuro powinno mieć umowę powierzenia z dostawcą.
Powiązane
Umowa o usługi księgowe — wzór
Wzór umowy o świadczenie usług księgowych paragraf po paragrafie: zakres usług, obowiązki klienta, wynagrodzenie i limit dokumentów, OC, wypowiedzenie i wydanie dokumentacji.
Wzory umów
Jakie umowy podpisuje biuro rachunkowe i co musi się w nich znaleźć: umowa o świadczenie usług księgowych, aneks, umowa powierzenia danych, wypowiedzenie.
ZUS PEL
Pełnomocnictwo ZUS PEL: do czego uprawnia, kto je podpisuje, jak złożyć je przez eZUS i czym różni się od UPL-1 składanego w urzędzie skarbowym.
Demo · 15 minut
Zobacz to na danych swojego biura
Bez prezentacji w slajdach. Pokazujemy AccuDeck — system dla biur rachunkowych — na NIP-ie Twojego biura.
- 01Wpisujemy NIP Twojego biura
- 02Dane rejestrowe wczytują się z GUS
- 03Wybieramy wzór umowy o świadczenie usług księgowych
- 04Dostajesz gotowy dokument z uzupełnionymi danymi